5 etapas para lidar com altas cargas de trabalho

Embora a vontade seja a de dizer apenas um “não”, isto não pode ser feito por razões evidentes.

Para ser justo, muitos gestores não perceberão que você está tendo que lidar com altas cargas de trabalho até que você expresse esta sobrecarga. Afinal, os gestores geralmente não ficam pairando sobre o seu computador o dia todo ou mantendo longas listas de todas as suas tarefas. Isso significa que, em eventual sobrecarga, você precisa agir para fazer as coisas mudarem.

Na sequência, apresentam-se algumas etapas a serem seguidas para uma postura de franqueza junto ao seu superior, para que simplesmente ele entenda que você está tendo que lidar com altas cargas de trabalho.

Antes de conversar com seu gestor sobre você estar tendo que 5 etapas para lidar com altas cargas de trabalho, encontre alguém em quem confie. Uma segunda opinião pode ser extremamente perspicaz, seja de um colega de trabalho, de um membro da família ou de um amigo.

Seja honesto com eles – e com você mesmo. Faça perguntas como “Esta linha do tempo é realista?” e “Estou administrando meu tempo corretamente?”.

O objetivo é desafiar a si mesmo e obter a perspectiva de um estranho para determinar se você está tendo que lidar com altas cargas de trabalho. Geralmente deve-se assimilar que você terá que trabalhar mais do que gostaria. Quando o trabalho começa a perturbar o equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal é que isso se torna um problema.

Se, ao final desta conversa confiável, você descobrir que realmente está tendo que lidar com altas cargas de trabalho, converse sobre maneiras de resolver o problema sozinho. Se você já tentou todos os truques de um livro (ou do Google), vá para a etapa dois.

Se você fez tudo o que podia para aliviar sua carga de trabalho excessiva, mas ainda está se tendo que lidar com altas cargas de trabalho, é hora de consultar seu gerente. Agende um horário para vocês dois se atualizarem.

Para se preparar, esboce sua lista de atribuições. Uma rápida palavra de aviso ao fazer isso: não seja mesquinho. Você não precisa incluir as responsabilidades embutidas do seu dia, como verificar e-mails ou responder a mensagens corporativas – todo mundo tem que fazer isso. Simplesmente liste suas tarefas atribuídas.

Durante esta reunião, seja honesto e busque orientação. Peça ao seu gerente para ajudá-lo com as prioridades. Existem certos prazos que são mais importantes do que outros? O cliente (interno ou externo) espera um projeto antes do outro? Isso o ajudará a traçar um plano de ataque e a se sentir mais confiante para avançar com sua carga de trabalho.

Na mesma reunião com seu gerente, reavalie quanto tempo você gasta com responsabilidades de rotina.

Algumas tarefas óbvias que consomem tempo podem surgir, então pergunte quanto tempo seu gerente espera que você gaste em cada um desses projetos. A planilha mensal deve realmente levar dois dias para ser preparada? Se sim, ótimo. Caso contrário, repense sua estratégia. Pergunte “O que você sugere que eu faça para lidar com altas cargas de trabalho?”

Na mesma linha, se sua empresa favorece reuniões, reserve um tempo para vasculhar sua agenda e tratar das recorrentes. Você acha essas reuniões benéficas? Você está contribuindo? Você é o único que pode representar a equipe? Se não, veja se outra pessoa pode comparecer – ou se o seu departamento ou setor realmente precisa comparecer.

Neste ponto, você já fez uma lista de suas atribuições. Se ainda não o fez, organize por prazo. Planeje manter essa lista em sua mesa e atualizá-la diariamente ou semanalmente.

Na próxima vez que seu superior aparecer para lhe entregar outra tarefa, pare por um momento. Pergunte “Onde isso se encaixa nas minhas tarefas em andamento?”

Deixe que seu gestor veja o que está em seu planejamento de tarefas. É uma boa ideia evidenciar “volume de trabalho” para que vejam que já tem que lidar com altas cargas de trabalho.

Claro, você ainda está assumindo outra tarefa; entretanto, agora você pode adotar uma abordagem prática porque sabe o que precisa ser realizado primeiro, segundo, terceiro e assim por diante.

Se você simplesmente não conseguir realizar outra tarefa e está tendo que lidar com altas cargas de trabalhoe seu gestor não for receptivo às etapas acima, você precisará aprender a dizer não.

Se você é o tipo de pessoa que sempre diz sim, especialmente no local de trabalho, no início você se sentirá desconfortável. No entanto, existem estratégias simples que você pode usar para deixar seu gerente desanimado facilmente:

Ganhe tempo para lidar com altas cargas de trabalho. Quando seu gerente lhe pedir para lidar com outro projeto, ganhe tempo antes de tomar a decisão ali mesmo.

Mesmo que você saiba que não tem como lidar com mais uma coisa, reserve algumas horas para “considerá-la”. Isso parece mais cuidadoso do que dizer não imediatamente. Diga algo como: “Eu realmente tenho muito o que fazer agora. Posso informá-lo esta tarde se isso for possível”.

Forneça uma solução proativa para lidar com altas cargas de trabalho. Em vez de descartar completamente o seu gerente, tente fornecer uma maneira de realizar a tarefa sem se sobrecarregar.

Pode ser que a carga de trabalho do seu colega de trabalho seja um pouco mais leve, então talvez ele ou ela possa ajudar. (Você pode querer consultá-los primeiro, no entanto.) Ou talvez você possa assumir parte da tarefa; a outra metade pode ir para o colega de trabalho.

Mesmo que a solução proposta não seja a resposta para o problema, você pelo menos parece proativo e quer fornecer uma solução.

O simples fato é que muitos de nós nos sentiremos sobrecarregados em algum momento de nossas carreiras. É quando o trabalho começa a interferir em sua vida pessoal que se torna um problema. Lembre-se: antes de solicitar uma reunião com seu gestor, certifique-se de que você está realmente tendo que lidar com altas cargas de trabalho.

Caso você tenha esta certeza, reúna-se com ele e tenha uma conversa honesta. Procure aconselhamento e apoio. Esteja disposto a ouvir. Existe algo que você poderia estar fazendo de forma diferente?

Se o seu gerente não for receptivo, você terá que resolver o problema sozinho e tentar dizer não. Claro, se a situação não melhorar, saiba que há mais oportunidades de carreira por aí.